Som frilansare får du inte betalt för ditt hårda arbete och tjänster om du inte skapar en faktura av något slag att skicka till dina kunder. Men om du är ny i den frilansande världen kan det vara svårt att ta reda på hur man skriver en faktura för frilansarbete.
Jag har frilansat i ungefär två år nu, men började bara på heltid förra sommaren efter examen med min B.A. inom grafisk design och mediekonst från universitetet.
Under åren har jag försökt skicka fakturor på många olika sätt; Genom betalningsprocessorer, CRM -system och till och med designa och skapa dem själv i InDesign.
Jag har kommit långt med tanke på att jag inte visste hur jag skulle skicka en faktura när jag först började.
Om du undrar hur man fakturerar för frilansarbete, oavsett om du är ny i den här karriären eller har varit i den här världen ett tag, är du på rätt plats.
Att skriva en faktura behöver inte vara svårt, och ju mer du skickar dem, desto lättare blir det.
Här är min guide till hur man skriver en faktura för frilansarbete.
Innehållsförteckning
Vad ska en faktura inkludera?
Hur man skriver en faktura för frilansarbete
Hur man skickar en faktura
När ska jag skicka en faktura
Hur kunder betalar fakturor för frilansarbete
Slutsats
Vad ska en faktura inkludera?
Att skriva en faktura och debitera för dina tjänster är viktigt för att hålla ditt företag igång, betala hyror och ge dina andra månatliga utgifter.
Om du försöker ta reda på hur du skriver en faktura för frilansarbete, börja med de grunder som beskrivs nedan. Din faktura behöver följande, men du kan alltid lägga till mer information beroende på din klients behov.
Kontaktinformation
Först upp är kontaktinformation, som inkluderar både din kontaktinformation och din klient.
Du vill se till att inkludera företagsnamn, adress, e -post, telefonnummer och webbplats för både dig och din klient om du har det.
Se åtminstone till att du inkluderar denna information för ditt eget företag så att din klient kan kontakta dig om det finns problem.
Kontaktinformationen ska vara högst upp på din faktura någonstans. Många faktura Creator Systems kommer att göra detta automatiskt för dig, så att du inte behöver oroa dig för det när du har matat in informationen.
Fakturanummer
Om du konsekvent använder samma exakta faktureringssystem kommer fakturanumret att uppdateras automatiskt för dig med varje faktura du skapar.
Om du använder några olika program vill du se till att du inte har två av samma fakturanummer över plattformar för att gå tillbaka och hitta fakturor efter behov enkelt.
Fakturadatum
En faktura är inte komplett utan att inkludera det datum då du skickade det. Detta är lika viktigt för dina egna poster som för din klient.
Detta kan helt enkelt läggas till högst upp på fakturan någonstans under kontaktinformationen. Se till att det datum du lägger är korrekt; backdate inte det.
Fakturans förfallodatum
Förutom det datum du skickar fakturan bör du också ha en faktura förfallodatum. Detta är det datum då betalningen från din klient förfaller.
Många faktura skapandeverktyg gör automatiskt förfallodagen samma som det datum du skickar fakturan, men du kan ändra detta om det behövs.
Om du undrar hur du fakturerar för frilansarbete med längre kontrakt kan du faktiskt ställa in flera förfallodatum med belopp som är förfallna med vissa faktura skapare, som DubSado eller Honeybook.
Detta gör att din klient kan ställa in automatiska betalningar och vara medveten om resten av betalningarna som kommer upp under de närmaste månaderna.
Specificerad lista över tjänster som utförs
För att din klient ska kunna veta exakt vad de betalar för måste du se till att du inkluderar en specificerad lista över alla de tjänster du utförde för dem. Tänk på detta som listan i ett kvitto som du får efter att du har tagit in en butik.
Om de till exempel betalade dig för ett socialt mediehanteringspaket, skriv ut paketets namn, lista beskrivningen av de tjänster som utförs under och det pris det kostar.
Detta är en av de viktigaste detaljerna på en faktura.
Slutligt belopp förfallet
Din klient kommer inte att veta hur mycket som beror på om du inte inkluderar ett slutnummer! Se till att detta nummer är enkelt att se och inkluderar alla de tjänster du har utfört.
Den bästa platsen att sätta det slutliga beloppet för alla tjänster är längst ner på fakturan i fetstil. På detta sätt kan din klient enkelt upptäcka hur mycket de betalar innan de ens tittar över resten av fakturan.
Bonus: Logotyp (ett roligt tillägg)
Om du vill veta hur du skapar en faktura för frilansarbete på ett roligare och anpassat sätt, se till att lägga till din logotyp till toppen nära ditt företaginformation. There are quite a few different invoice creator services that will do this for you.
You can also alter the design of the invoice to make it have your brand colours and fonts. But, don’t go overboard; you can brand the invoice accordingly but still have it not be too distracting from the content of the invoice. You want this to be easy to digest for your clients.
Other possibilities to Include
While most freelancers prefer to include payment terms within their contracts, you can also consider adding this to your invoice. This isn’t required in any way but can be valuable to remind your client if there’s a late fee of any kind.
You might also want to possibly add the available methods of payment. I personally outline this in my contracts, but some freelancers prefer to add it directly to their invoice. If you’re using an invoice creator like PayPal, then this isn’t necessary to include.
Hur man skriver en faktura för frilansarbete
If you’re wondering how to invoice as a freelancer, you’re probably hoping there are tools out there that will do it for you. Well, there are!
These can be extremely time-saving and can make it a lot easier to send your invoices to your clients.
Here are a few of the best tools out there to send invoices to your clients. keep in mind that most of these do take at least a portion of your payments, unfortunately.
Dubsado
Dubsado is a go-to invoice and proposal CRM typically used by freelancers offering creative services, like branding, web design, and graphic design.
This tool allows you to set up recurring invoices for your clients so that you don’t have to set up a new one to send every month if your client is on a longer contract.
One of the terrific aspects of Dubsado is that you can add all of your normal packages directly into it.
For example, maybe you have a website design package that you offer. add it in as one of your packages, and when you create an invoice, you can choose the package from the dropdown menu, and it will be automatically added and calculated for you.
PayPal
While PayPal is a bit less fancy, I use it with a lot of my clients because everyone pretty much knows how to use it already.
The invoices aren’t as customizable, but they get the job done, and you can add all of the essentials that are outlined in the beginning part of this article.
HoneyBook
HoneyBook is my absolute go-to invoicing tool. all of my own social media management and graphic design clients are invoiced using this tool.
I can set up recurring invoices like Dubsado, and also add in all of my packages, which saves me so much time.
Clients can pay through bank transfer, credit, or debit card, so there are many payment options available. Your client has their pick, and can even set up their payments to be automatic so they don’t have to pay your late fee.
QuickBooks
If you’re wondering how to create an invoice for freelance work and you already use QuickBooks to stay on top of your financials, then you’re in luck. You can actually create invoices to send to your clients through it, just like with PayPal.
What’s so terrific about invoicing through QuickBooks is the money you make from the invoice is already in the financials software to save you some precious time.
Bonsai
Bonsai is a top-rated invoicing software among freelancers because of how easy it is to use. like with other invoicing software on this list, you can also set up recurring invoices or one-time invoices, which can help you stay more on top of your invoicing.
In addition to invoicing, Bonsai can create and send contracts for you and track your time. It has many other features that are worth looking into if you’re trying to choose an invoice service.
Vinka
Wave is similar to QuickBooks in that it sends invoices, but can also help you manage all facets of your financials. You can watch your expenses, pay subcontractors, and set up one-time and recurring invoices for your clients.
Unlike some of the other invoice software on this list, Wave also has the ability to customize your invoices for you down to the exact hex colour that you use in your branding. The customization options are endless.
Skörda
Last but not least is Harvest, which is an invoicing software that I recommend you look into if you work on hourly retainers instead of in packages.
Harvest is mainly used for time tracking and exporting timesheets, but you can send it as an invoice for your clients to pay you via the platform once you track your time.
Looking for more Freelance articles?
20 best Time management tools For Freelancers
How To Make money As A Freelance social media Manager
10 ways To Make money As A graphic Designer
How To Make money On Upwork: An Expert’s Review
10 High-Paying online Jobs
How To create a Freelance website (Step by step Guide)
15 best Freelance websites for Beginners
25 best apps For Freelancers (Free and Paid)
15 best tools For social media Managers
How To start Freelancing with no Experience
10 ways to eliminate Distractions While working at Home
Hur man skickar en faktura
Now that you know how to write an invoice for freelance work, it’s time to figure out how to send an invoice.
Truthfully, if you use any of the invoice software that was outlined in the prior section of this article, all you’ll have to do is send it to your client’s email address. They can then open the email and pay the invoice promptly.
If you’d rather hand-create the invoices, which I’ve done in the past, then there are a few things to keep in mind when sending an invoice to a client.
First of all, make sure that the invoice is a PDF.
Things can go wrong if you send over the live file that you created within Microsoft Word or Adobe InDesign because then the client has the chance to go in and make changes to it without you knowing. With a PDF, the client can’t change the document.
I suggest you send it as an attachment in an email and then keep a copy elsewhere so that you can easily find it if you need to refer back to it.
Sending an invoice that you created on your own via email also means that you should make sure you write a proper subject line.
Consider including something like: “My creative design studio name Invoice Due 1/1/21” so that your client knows exactly what it is.
You may even want to write “urgent” at the beginning of the subject line, so your client doesn’t let it sit in their inbox for a while.
Another (old school) option for sending invoices is to send them via snail mail. However, if you want to get paid on time, I suggest you send it via email if possible.
När ska jag skicka en faktura
The next step in learning how to make an invoice for freelance work is to figure out when to send an invoice. You always want to be prompt and give your client enough time to pay before the invoice is due.
For the most part, you should have the payment due date already decided within your written contract so that your client knows well in advance when the payment should be made by. From there, it’s up to you to decide when to send the invoice.
You may decide to send the invoice a week before it’s due, or even two weeks before it’s due; it’s completely up to you. just make sure you give your client enough time to make the payment and don’t send it so far in advance that they forget about it.
It can be a science to figure out the perfect time!
Another thing to consider is payment plans. If you have big-ticket services like website design, which can cost around $2,500 or more, there’s a chance that your client won’t be able to afford to pay that in one single invoice.
So, you may have to set up a few $500 invoices throughout a few months so that your client can afford your services.
Traditionally, I like to send invoices around a week and a half before it’s due for most of my services, but that’s because my graphic design and social media management services require payment to be made in full before work commences.
Other services, like my writing, get sent after the service is complete, since the price is typically based on word count and can therefore vary.
However, the biggest thing I’ve learned from invoicing is to make sure you keep it consistent. That’s why using services like HoneyBook, which sets up